UNIDAD ACADÉMICA DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN
MATERIA: informática
NOMBRE TRABAJO: MÉTODOS
MANUALES PARA EL PROCESAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS
NOMBre DE LA PROF: shaila luna
GRUPO: 415
SEMESTRE: 4º
Turno: MATUTINO
Integrantes:
*suehy Cecilia rosas Cisneros
*Carlos Vargas cruz
*Karina tornez López
*Sabdi bebai valle balmaceda
INTRODUCCIÓN
En este trabajo se enfatiza en la elaboración
de los métodos manuales para el procesamiento de los datos financieros, donde
se mencionan los tipos de procesamientos
como son el diario continental, diario tabular, centralizador y pólizas,
donde estos procesos van relacionados unos de otros y de cómo han evolucionado de acuerdo a
encontrar una mayor factibilidad a su manejo.
La explicación de los registros de rayado y
los de sus operaciones de acuerdo a como
debe ser cada uno de ellos, tomando en cuenta algunos factores que son propios
de los mismos, estos registros también han tenido algunas evoluciones con los
sistemas electrónicos contables.
Su diagrama, enfocado en su estructuración y
procesamiento de cada uno de ellos, en algunos algo similares pero cambia en el
contenido y de gran ayuda ya que son esenciales para darse cuenta como son
estructuras y como van en secuencia.
INDICE
1._DIARIO CONTINENTAL
1.1_CONCEPTO
1.2_
1.3_EJEMPLO DE RAYADO
DE REGISTROS
1.4_VENTAJAS Y
DESVENTAJAS
2._DIARIO TABULAR
2.1_CONCEPTO
2.2_
2.3_EJEMPLOS DE RAYADO
DE REGISTROS
2.4_VENTAJAS Y
DESVENTAJAS
3._CENTRALIZADOR
3.1_CONCEPTO
3.2_
3.3_EJEMPLOS DE RAYADO
DE REGISTRO
3.4_VENTAJAS Y
DESVENTAJAS
4._
4.1_CONCEPTOS
4.2_
4.3_EJEMPLOS DE RAYADO
DE REGISTRO
4.4_VENTAJAS Y
DESVENTAJAS
DIARIO
Concepto
El método de diario continental está sustentado en
el libro diario general.
Es uno de los registros más antiguos, consiste en
hacer un registro cronológico (diario) de todas y cada una de las operaciones
realizadas por la entidad conforme suceden.
El diario continental consta de
una columna para fechas derivadas de las operaciones, otra más ancha para los
asientos motivados, los cuales van numerados progresivamente, una o dos
columnas para referencia de los pases de mayor, y seguidamente dos columnas
más, una para él debe de los cargos y otra para el haber de los abonos.
CARACTERÍSTICAS
Lleva anotado fecha, cargos y abonos resultantes de
una operación, así mismo los nombres de las entidades con las que se celebró la
transacción.
Lleva documentación comprobatoria.
Utiliza diario mayor y registros auxiliares.
En cada uno de los conceptos que integran el
activo, pasivo y capital, el libro mayor se emplea para acumular movimientos.
RAYADO DE REGISTRO
Se podrá
un caso práctico sobre la efectuación de las operaciones de registro y sobre su
utilización.
Asiento
de apertura por constitución de la sociedad:
-
Cargo a la cuenta accionistas
-
Abono a la cuenta capital social
Asiento
por exhibición del capital:
-
Cargo a la cuenta caja
-
Abono a la cuenta accionista
REGISTRO DE OPERACIONES
AÑO_____ RAYADO DE DIARIO
CONTINENTAL
FECHA
|
OPERACIÓN Y ASIENTO
|
FOL-MAY
|
DEBE
|
HABER
|
M-D
|
1
|
1
|
$ 1000.00
|
|
ACCIONISTAS
|
||||
JUAN GOMEZ 200
|
||||
JUAN PEREZ 200
|
||||
LUIS NUÑO 200
|
||||
PEDRO NUÑES 200
|
||||
JOSE GOMEZ 200
|
||||
CAPITAL SOCIAL
|
2
|
$1000.00
|
||
POR SUSCRIPCION DEL CAPITAL
|
||||
SOCIAL FORMADO POR 1000
|
||||
ACCIONES DE $1000 C/U SEGÚN
|
||||
REGISTRO PUB. ANTE NOTARIO
|
||||
PUBLICO JOSE MA. MARTINEZ G.
|
||||
DE ESTA CIUDAD NO. 13 L-IX FOLIO
|
||||
187
|
||||
2
|
||||
M-D
|
CAJA
|
3
|
$1000.00
|
|
ACCIONISTAS
|
1
|
$1000.00
|
||
POR EXHIBICION EN EFECTIVO DEL
|
||||
CAPITAL SOCIAL POR PARTE DE LOS
|
||||
SOCIOS
|
||||
SUMAS
|
$2000.00
|
$2000.00
|
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS
Simplifica los pases del
libro diario mayor, ya que l hacer estos no es necesario anotar fechas, contra
cuentas, número de asientos y folios de las contra cuentas, datos que por cada
asiento deben anotarse en el libro mayor cuando se lleva el procedimiento de
diario continental.
Debido a que en las columnas
que forman el mayor quedan clasificadas las operaciones por cuentas, es posible
ver en la misma hoja el movimiento completo de todas ellas, sin necesidad de
consultar diferentes páginas del libro mayor.
Al final de cada página, de
hecho se obtiene una balanza de comprobación, debido a que la suma de los
movimientos deudores de todas las cuentas del mayor deben ser igual a la de los
movimientos acreedores; balanza que, que en el procedimiento de diario
continental, se obtiene del libro mayor solo esporádicamente o al terminar el
ejercicio.
DESVENTAJAS
No es posible registrar,
oportunamente, en el libro diario, un crecido volumen de operaciones, puesto
que estas deben ser anotadas por una sola persona, ya que no es factible que
entre dos o más las puedan asentar, simultáneamente en un mismo lugar.
En el diario por tratarse de
un libro encuadernado, el registro de las operaciones debe hacerse en forma
manuscrita.
Los asientos del diario
deben ser pasados diariamente, uno a uno al libro mayor, indicando fechas
contra cuentas, folios y cantidades, lo cual hace que necesariamente sea lento
el registro.
El pase a las subcuentas de
los mayores auxiliares se deben hacer tomando los datos del libro diario, labor
que para llevarse a cabo obliga a interrumpir el registro de operaciones en el
libro diario y esto causa retraso.
DIARIO TABULAR
CONCEPTO
Tabular o
columnas, como ya lo dijimos, este método marca una evolución del diario continental,
porque se incorpora columnas, en las que se coloca los diferentes tipos de
conceptos que acontecen en la actividad económica de la entidad, los asientos
de concentración de hicieron abarcando lapsos mayores y se convirtieron en
asientos de concentración semanarios, decenales, quincenales o mensuales.
CARACTERISTICAS
Permite efectuar, al mismo tiempo, tanto el
registro como la clasificación de las operaciones.
Economiza el trabajo de registro.
A fin de cada mes el pase al diario general se
realiza mediante asientos de concentración
En su primera parte, el rayado del diario tabular
es igual al libro diario continental pero se le adiciona, a la derecha, varias
columnas (8, 10,12 o más, según el volumen de la operaciones y el número de
cuentas que integran la contabilidad de la empresa).
Las
primeras se destinan a los rubros de mayor movimiento, y las tres últimas para
varias cuentas.
REGISTRO
DE OPERACIONES
FECHA: Se registran los días, mes y año en que es realizada la operación.
NUMERO DE ASIENTO: Debe ser
progresivo, iniciando con el 1, 2,3…
CONCEPTO: En esta
parte va la anotación. Hay dos maneras de hacerla:
v
Realizar el registro de la operación, anotando el
nombre de la cuenta de cargo y abono, y sus respectivas subcuentas y la
redacción correspondiente.
v
Anotar solamente en un reglón, una pequeña
descripción, omitiendo los nombres de las cuentas de cargo y abono (ya que su
nombre e importe aparecen en la sección tabular o columnar destinada a cada
cuenta o varias).
PARCIALES:Esta
columna se utiliza para anotar el importe de las cantidades que se integran un
cargo o abono de alguna cuenta colectiva o de control, y que a su vez son
afectadas mediante el uso de subcuentas.
COLUMNAS: Se
utilizan para las cuentas con mayor movimiento durante el periodo y que en su
registro empleen constantemente cargo y abonos. Es el caso de la caja, bancos,
clientes y proveedores. Así destinaremos dos columnas para cada una (debe y
haber) de las cuentas que tienen un solo tipo de movimiento -cargo o abono-,
compras, ventas, gastos, productos financieros, por ejemplo. Asignaremos solo
una columna para debe y haber, según la naturaleza de la misma. En caso de que
esta operación llegue a tener una en sentido contrario a la naturaleza que se
maneja, entonces haremos la anotación entre paréntesis ($XXX.XX), para señalar
que este importe deberá restarse al efectuar la sumas de movimientos.
RESUMEN DE VARIAS CUENTAS: En estas
columnas se registra una diversidad de cuentas, cuyos movimientos se han
entremezclado. Al finalizar el periodo de referencia y con el objeto de
efectuar correctamente el asiento de concentración que se ha de pasar a diario
y al mayor, es importante hacer un análisis de las diferentes cuentas, que
llamamos resumen. Este consiste en totalizar para cada cuenta los movimientos
de cargo y abono en un solo, ya sea deudor o acreedor.
VENTAJAS Y
DESVENTAJAS
VENTAJAS
Al registrar las operaciones en un solo libro,
podemos conocer de inmediato los movimientos deudor y acreedor de cada cuenta,
sin necesidad de consultar el mayor.
Al efectuar el pase mensual al diario general y al
mayor por concentración, ahorramos tiempo de trabajo.
DESVENTAJAS
Evita la división de trabajo, ay que las
operaciones pueden ser registradas por una sola persona.
Cuando interviene gran número de cuentas, es
necesario usar muchas columnas.
Si empleamos pocas columnas, la columna de varias
cuentas y los resúmenes crecen.
METODO
CENTRALIZADOR
CONCEPTO
Consiste
en dividir el diario continental en tantos diarios como conceptos específicos
se presenten en las operaciones de la entidad. Este método registra los pases a
diario y mayor mediante asientos de concentración.
CARACTERSITICAS
Hay un diario especial para cada grupo de
operaciones homogéneas en la entidad.
Agrupa las operaciones de manera semejante.
Permite la división del trabajo.
RAYADO DE
REGISTROS
El método
centralizador marca una evolución de los tabulares, por lo que debemos
considerar que el formato y el rayado de estos diarios toma como modelo los
rayados del diario tabular. Consta de una serie de columnas destinadas para
registrar fecha, numero de asiento, conceptos y parcial; otras para las cuentas
de mayor y movimientos de cargos y abonos; otras para un tipo de movimiento
principal de cargo y abono; y otras para varias cuentas.
REGISTRO
DE OPERACIONES
En este método, cada operación debe ser registrada en el diario especial
que le corresponda. Es decir un pago a proveedores deberá ser asentado en el
diario de caja y banco. Pero no todas las operaciones afectan un solo diario;
hay transacciones que será necesario registrar en dos libros, en este caso se
emplean cuentas transitorias denominadas cuentas puentes. Estas son utilizadas
como enlace entre dos diarios, por ejemplo, una venta de mercancía al contado
afectara tanto al libro diario de caja y bancos, como al diario de ventas; en
este caso, es necesario una cuenta puente que permita completar la operación
por partida doble en ambos libros (puede ser caja y banco cuenta puente), de
este modo la afectación contable queda así:
Caja y bancos
|
xxx.xx
|
|
Caja y
bancos cuenta puente
|
xxx.xx
|
|
Caja y bancos puente
|
xxx.xx
|
|
Ventas
|
xxx.xx
|
Quedando así saldadas las cuentas
puentes.
VENTAJAS Y
DESVENTAJAS
VENTAJAS
Permite mayor división del trabajo al establecer
diarios especiales.
Agiliza el registro de operaciones
y su procesamiento
Facilita la preparación de
información financiera por áreas, lo cual favorece el control.
DESVENTAJAS
Requiere muchos diarios,
papelería y suficiente personal
Al hacer los pases a los
auxiliares, se interrumpe el registro de las operaciones en los diarios
especiales.
Cuando se preparan los
asientos de concentración, interrumpe el registro de las operaciones en los
diarios especiales
METODO DE POLIZAS
CONCEPTO
Se fundamenta en el
uso de hojas sueltas denominadas pólizas en las cuales se consignan las
operaciones celebradas, toman do como base el rayado del diario continental.
CARACTERISTICAS
Lo constituye un documento
de carácter interno.
Se elabora a máquina y no
manualmente.
Constituye un paso hacia el
registro electromecánico y electrónico.
Toma los datos de la
documentación comprobatoria.
Anexa documentos o
comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades registradas en las pólizas.
RAYADO DE REGISTROS
El rayado sigue fundamentalmente el modelo del
diario continental, pero añade una serie de datos de control interno, como
nombre o iniciales y firma de quien elabora, revisa, autoriza. Registra los
auxiliares y diario, además de fecha y numero de póliza, las operaciones
celebradas por las empresas se clasifican en tres grandes grupos:
v Pólizas de entradas de efectivo
(póliza de ingreso).
v Pólizas de salida de efectivo
(póliza cheque).
v Pólizas de diario.
REGISTRO DE OPERACIONES
El registro de operaciones por el
método de pólizas debe adecuarse a las necesidades de información de la entidad, por eso hay muchas maneras de
hacerlo:
CON UNA SOLA PÓLIZA.Todas las operaciones realizadas
serán registradas en pólizas de diario y empleamos un solo diario tabular.
CON DOS PÓLIZAS.Utilizamos este método cuando las operaciones se
separan en dos grupos-operaciones de entrada en efectivo y pólizas de diario-,
en cuyo caso emplearemos dos registros tabulares.
CON TRES PÓLIZAS. Para entrada o salida de efectivo
(pólizas cheque) y pólizas de diarios se llevan los tres o dos libros, uno para
el registro de pólizas de entrada y salidas de efectivo y otro para operaciones
de diario. Puede haber muchas variantes según las necesidades de registro e
información financiera de la entidad.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS
Permite la división del trabajo, ya que varias
personas pueden trabajar simultáneamente.
Fortalece el control interno: para que una póliza
sea registrada, debe estar debidamente revisada y autorizada por el personal indicado.
El registro se efectúa con mayor rapidez.
DESVENTAJAS
La de cualquier otro método: falta de cuidado en el
registro de operaciones, puede ocasionar una serie de errores.
MAGNITUD DE LA ENTIDAD
Es importante que el manejo de operaciones sea de
acorde con las necesidades y magnitud de la empresa. Además es el elemental no
perder de vista el tamaño de le empresa. Por ejemplo, en un a micro empresa no es recomendable un método
comunicacional, puesto que su costo resultaría excesivo; son preferibles medios
manuales sencillos y económicos. En cambio, para una macro los métodos
computacionales agilizan los registros y la presentación de la información
financiera.
CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES DE LA ENTIDAD
Además, optar por un método para
presentar la información implica percatarse de las características y
necesidades particulares de la entidad correspondiente. Ya que los
requerimientos varían de una institución a otra, así mismo es indispensable
investigar la actividad, marco legal, ejercicio contable y recursos de la
entidad. Esto va a determinar la elección de un método de registro adecuado.
TIPO Y VOLUMEN
DE OPERACIONES QUE PROCESAN
Es importante considerar el tipo
y volumen de las operaciones que maneja la entidad, porque hay empresas que
realizan al día muchas operaciones de importe pequeños-comercio al menudo, por
ejemplo-y otras, solo una operación o dos al día-como una distribuidora de
automóviles o una inmobiliaria-pero cuyos monto por transacción son elevados.
CONCLUSIÓN
Durante todo este proceso de Investigación se entendió acerca de los
Métodos manuales para el registro y procesamiento de operaciones
financieras como su nombre lo indica, son aquellos que se llevan a
cabo por medio de registros efectuados “a mano”.
Existe una variedad de registros manuales, mismos que varían de acuerdo con
las necesidades de información de cada entidad particular, si bien es cierto
que algunos de ellos dada la propia evolución han quedado en desuso es
pertinente comentarlos y conocerlos como parte de la formación profesional del
contador público.
BIBLIOGRAFIA
CONTABILIDAD
II
AUTORES:
NARVAEZ SANCHEZ, ANDRES A.
1°
EDICION A.N No. 2007
CONTABILIDAD
II
AUTOR:
JOSE APOLINAR ILLESCAS PACHECO
EDITORIAL:
2008
